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Comunidades obligadas a tener certificado digital (facturas Y GDPR)

En la actualidad, las Administraciones Públicas están implementando cada vez más las comunicaciones telemáticas con personas y entidades para optimizar recursos y evitar, en la medida de la posible, perder tiempo en la gestión de trámites que se pueden hacer vía Internet en vez de presencialmente.

Para poder acceder al servicio telemático de gestión es indispensable contar con el DNI electrónico o un certificado digital. Aunque para las personas físicas es totalmente voluntaria la comunicación telemática con las administraciones, en el caso de las comunidades de propietarios se ha convertido en una obligación por ley. Vamos a verlo.

Certificado digital comunidades de propietarios

Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre de 2016, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las comunidades de vecinos tienen la obligación de relacionarse de manera telemática con las Administraciones Públicas.

Muchas comunidades desconocen esta obligación, normalmente porque no disponen de un administrador de fincas Madrid que les asesore puntualmente sobre los cambios en la legislación española. Cuando una comunidad dispone de la figura de un administrador siempre podrá contar con la ayuda necesaria para cumplir la normativa vigente. Esta persona será la encargada de informar al presidente de la obligatoriedad de conseguir un certificado digital para comunicarse de manera electrónica con las administraciones y cómo tiene que utilizarlo.

Aunque algunas administraciones todavía no han hecho efectiva esta ley, otras como la Agencia Tributaria ya disponía antes de su entrada en vigor del servicio telemático para agilizar los trámites con los contribuyentes, tanto para las notificaciones pertinentes como para la presentación de documentos o cualquier tipo de solicitud a través del  registro electrónico AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).

En caso de que una comunidad incumpla esta ley que obliga a comunicarse de manera electrónica y presentar los documentos y solicitudes a través de la AEAT, la sanción aplicada será de 250€.

¿Por qué un administrador de fincas Madrid es necesario para una comunidad de propietarios?

Cuando una comunidad de vecinos no está cumpliendo la normativa legal vigente generalmente es por desconocimiento, es decir, porque sus responsables no están al tanto de los cambios en la ley ni de las nuevas normas que continuamente van surgiendo.

Esto es totalmente comprensible, ya que ni el presidente de una comunidad, ni sus colaboradores tienen por qué conocer la ley. Sin embargo, sí que son responsables de contratar a alguien que la conozca, informe y asesore convenientemente sobre los pasos a seguir a la hora de que la comunidad tenga todo en regla en materia legal.

De ahí que la presencia en una comunidad de un administrador de fincas en Madrid sea muy recomendable, no solo para cumplir con los requisitos legales (en este caso referidas a las comunicaciones electrónicas con las administraciones) sino también para ayudar en el cumplimiento de la ley en cuestión. Es decir, que el administrador ayudará a la hora de conseguir el certificado digital de comunidades de propietarios y también cuando sea necesario enviar alguna solicitud o algún documento de la comunidad al ayuntamiento de la localidad, la Agencia Tributaria, etc.

Su presencia ofrecerá una mayor confianza a la junta directiva de la comunidad y será la persona que estará siempre disponible para consultar cualquier duda relacionada con las leyes. Por tanto, a no ser que los responsables de la comunidad tengan los conocimientos profesionales sobre la legislación vigente, lo más recomendable es disponer de un administrador solvente y fiable que ofrezca sus servicios a la comunidad.

¿Cómo se obtiene el certificado digital?

Existen dos maneras de conseguir el certificado digital comunidades de propietarios:

 

  1. Solicitud por parte del presidente de la comunidad

El presidente, como representante de entidad sin personalidad jurídica, puede solicitar el certificado digital a través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). En la página web tendrá que registrarse y obtendrá un Código de Solicitud. Después, con el código y su acreditación tendrá que acudir a una Oficina de Registro de la Agencia Tributaria para que le den el acceso a la descarga e instalación del certificado digital de la comunidad en un equipo informático. Una vez instalado el certificado, la comunidad tendrá acceso a la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) para recibir las notificaciones administrativas por vía telemática de cualquiera de las Administraciones Públicas.

Hay que decir que obtener el certificado comunidades de propietarios por esta vía es muy laboriosa, ya que el presidente debe hacer bastantes desplazamientos y, una vez conseguido el acceso a la descarga del certificado, también debe tener ciertos conocimientos informáticos para la instalación del mismo.

Otro inconveniente importante es que como cada año se cambia de presidente, la persona que entre nueva debe repetir el procedimiento y solicitar otro certificado digital, con los consiguientes problemas en caso de que no tenga los conocimientos técnicos para instalarlo en el ordenador y gestionarlo durante su año de mandato.

No hay que olvidar, que según dice el artículo 43 de la Ley 39/2015: “Cuando la notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido“. Es decir, que el presidente debe consultar cada pocos días las posibles notificaciones telemáticas recibidas referentes a la comunidad si no quiere incurrir en posibles sanciones.

  1. Solicitud por parte del administrador de fincas Madrid

La Junta de Propietarios debe elegir a un administrador de fincas y nombrarlo como representante legal. De esta forma, estará capacitado para obtener el certificado digital de la comunidad, recibir todas las notificaciones y llevar a cabo todos los trámites telemáticos necesarios en la AEAT o en cualquiera de las Administraciones Públicas del país.

De esta manera, ni el presidente ni el resto de miembros de la junta directiva, tienen que estar pendientes de las notificaciones electrónicas que reciba la comunidad, ni de la presentación de documentos y solicitudes mediante el uso del certificado digital. Así se garantiza que la comunidad está cumpliendo con la legislación vigente y se evitan posibles perjuicios a los vecinos, o incluso sanciones.

La presencia de un administrador, por tanto, resulta esencial para el buen funcionamiento de una comunidad de propietarios y es muy importante elegir bien a la persona que va a representar legalmente a todos los vecinos ante las administraciones. Debe ser un profesional serio, comprometido y bien preparado que ofrezca garantías de su trabajo y que transmita tranquilidad y confianza a los propietarios.

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2019-08-30T13:09:59+02:00 mayo, 2019|