Conocer la función del administrador de fincas tiene mucha importancia para cualquier miembro de una comunidad de vecinos. Se deben tener claras las tareas que debe cumplir como órgano de gobierno de la comunidad. Así no se tienen expectativas que sobrepasen el ámbito de acción del administrador.
En este artículo de inmho indicamos cuáles son sus diversas funciones, las cuales exigen tener conocimientos en diferentes áreas. Se trata de un directivo que, aun cuando puede ser seleccionado entre los vecinos, la complejidad de sus tareas sugiere la conveniencia de confiárselas a administradores cualificados y colegiados. ¡Sigue leyendo!
¿Cuál es la función del administrador de fincas?
Antes de explorar la función del administrador de fincas, es importante acotar que, en general, este tiene a su cargo gestionar lo que concierne a comunidades de vecinos. Sus funciones tienen como propósito mantener los distintos elementos comunes del conjunto residencial y el bienestar de los residentes.
Las seis funciones del administrador de fincas según la Ley de Propiedad Horizontal son las siguientes:
Tratar que todo en la finca funcione
Para cumplir con esta función, el administrador debe tramitar la solución de cualquier problema que se presente en el edificio, sus servicios e instalaciones.
Debe contactar con el personal que solucione el problema en caso que no lo pueda solucionar él mismo. Para ello debe contar con el aval del presidente de la junta, previa consulta con todos los residentes implicados en el problema.
Velar por la conservación de la finca
Esta función del administrador de fincas hace referencia a su deber de tomar las medidas necesarias para conservar el edificio, sus servicios e instalaciones en buen estado. Incluyendo las inspecciones y decisiones o acciones que debe tomar para solucionar situaciones de urgencia sobrevenidas en el inmueble.
Si la problemática requiere solución inmediata por su urgencia, el administrador puede tomar decisiones junto con el presidente, sin esperar la aprobación de la junta, a la que debe rendir cuentas posteriormente.
Planificar los gastos
El administrador debe prever los gastos ordinarios, presupuestarlos, proponer los medios para afrontarlos y someterlos a la consideración de la junta. Esto implica que el administrador no solo debe saber cuáles son los gastos comunes, sino que, también tiene que llevar su contabilidad y elaborar un informe sobre el estado de las cuentas para presentarlo ante la junta.
Ejecutar lo que acuerde la junta en materia de obras
El administrador se encarga de ejecutar los acuerdos emanados de la junta de propietarios en torno a las obras necesarias en la comunidad. Asimismo, debe elaborar un plan de acción y realizar los cobros y pagos que procedan.
De ser necesario, debe establecer y programar el pago de cuotas extraordinarias por parte de los residentes del inmueble para afrontar los gastos de la obra.
Asumir funciones de secretario de la junta
En muchos casos, el administrador custodia la documentación de la comunidad manteniéndola siempre a disposición de los titulares. Igualmente, se encarga de redactar el acta de cada asamblea de vecinos, expedir certificados, etc.
Estas son funciones que ordinariamente corresponden al secretario en cuya ausencia se le asignan al administrador.
Otras tareas que le asigne la junta de vecinos
Además de las anteriores funciones de un administrador de fincas, esta figura debe asumir otras tareas que le sean asignadas por la junta de vecinos.
Habitualmente, la asignación de tareas adicionales se discute y acuerda antes de contratar al administrador. Una vez firmado el contrato, estas tareas toman carácter obligatorio, como cualquier otra de las que legalmente debe cumplir.
Como se puede ver, es muy amplio el campo de acción y muy diversa la función del administrador de fincas. Las ya señaladas son las tareas a las que obliga la ley. Sin embargo, en el día a día, es común ver al administrador ejerciendo otros roles:
- Intermediando conflictos y evitando enfrentamientos vecinales.
- Contactando proveedores, estableciendo acuerdos, logrando descuentos.
- Creando las condiciones para que el inmueble supere las inspecciones satisfactoriamente.
- Representando legalmente a la comunidad, junto al presidente de la junta, y ofreciendo la asesoría legal que se requiera en la solución de eventuales conflictos.
Resumiendo, el administrador cumple funciones de diversa naturaleza. Es gestor, gerente y asesor en temas inmobiliarios, jurídicos, fiscales, laborales, técnicos y económicos. Asume tareas de secretario, maneja criterios contables y funge como agente inmobiliario.
Este nivel de responsabilidades requiere de un perfil muy particular. Entre otras habilidades, el administrador debe ser flexible y contar con herramientas de comunicación.
Debe ser un planificador y negociador nato, tener conocimientos de cálculo y de informática. Conocer sobre legislación y normativas, como puede ser la normativa para poner un ascensor en la comunidad.
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