En una comunidad de vecinos es imprescindible tener un contacto fluido con los proveedores que necesita la finca y, para conseguirlo, la aportación del administrador de fincas es fundamental. Él es el encargado de contratar sus servicios y gestionar con ellos todo lo que necesita una comunidad.
Estos son los principales problemas con los que se puede encontrar un administrador de fincas a la hora de gestionar los proveedores de un edificio:
- Retraso en la respuesta de solicitudes de servicio como envío de productos, presupuestos, etc.
- Demora en la gestión de devoluciones o arreglo de averías.
- Incumplimiento de acuerdos en relación a servicios que no son los contratados
Pueden haber otros muchos problemas, pero estos son los más habituales y la mayoría de las veces se solucionan con un exhaustivo control y seguimiento de los proveedores para estar seguro de que están trabajando en relación a lo acordado con ellos.
Este control y seguimiento es un trabajo del administrador, que debe estar seguro de que la comunidad recibe los servicios necesarios día a día. Desde la limpieza y el mantenimiento de las instalaciones, pasando por los servicios de jardinería o solventar averías puntuales urgentes que deben ser reparadas en un corto espacio de tiempo.
¿Cómo se debe trabajar con proveedores?
El administrador debe tener bien catalogados y ordenados en una base de datos los proveedores con los que trabaja, de esta forma siempre tendrá a mano el nombre de la empresa, su dirección, teléfono de contacto, servicios que ofrece, cuánto tiempo lleva trabajando con la comunidad, si ha habido alguna incidencia, etc. Este último aspecto es fundamental para saber cuál fue el error, si se subsanó rápido o si ha habido más errores, para saber de primera mano si se trata de un proveedor en quien se puede confiar o es preciso cambiar de proveedores.
Si se tiene una base de datos o un control de todos los trabajos que están haciendo los proveedores, con fechas, facturas, incidencias y demás, será mucho más fácil dilucidar qué empresas están aportando valor a la finca con su trabajo y cuáles están aportando más quebraderos de cabeza que otra cosa.
¿Cómo seleccionar los mejores proveedores?
En primer lugar es imprescindible saber lo que necesita la finca y buscar la empresa que pueda cumplir esas expectativas. Debemos esperar unos resultados de la empresa proveedora y, una vez que empiece a trabajar, evaluar el desempeño de sus funciones y comprobar si ha cumplido con los objetivos marcados para ella.
Para saber si ha cubierto las necesidades de la finca podemos utilizar una serie de parámetros y así medir con más fidelidad si ha llegado a los mínimos exigidos en su trabajo. Estos parámetros son los siguientes:
- Plazos: siempre hay que dar al proveedor unas fechas límite para efectuar su trabajo, desde la solicitud inicial de servicios hasta el desarrollo parcial o total de sus tareas. Es una manera sencilla de valorar la calidad de su trabajo, ya que si no cumple los plazos por una razón no justificada, no está cubriendo las expectativas.
- Costes: el proveedor debe proporcionar un presupuesto al administrador de fincas donde detalle el coste de sus productos o servicios. Una vez que la comunidad de vecinos ha aceptado el presupuesto no se puede cambiar y se debe cumplir el acuerdo inicial. En caso de incumplimiento, el administrador se reserva el derecho de seguir contratando a esa empresa suministradora o iniciar contactos con otra.
- Calidad: es otro de los controles que el administrador debe hacer desde el inicio de la relación contractual con el proveedor. La calidad acordada debe mantenerse en lo que dure el contrato y es preciso hacer un seguimiento para comprobarlo. En caso de que la calidad decaiga o no cumpla con las expectativas iniciales, puede ser razón más que suficiente para cambiar de compañía en caso de que no se subsanen las deficiencias.
- Objetivos: en el contrato inicial con la empresa de servicios se deben describir con exactitud los objetivos específicos a alcanzar, es decir, lo que el servicio o producto que aporte el proveedor debe aportar o conseguir para la finca, de tal forma que se pueda medir fácilmente a lo largo del tiempo si esos objetivos han sido alcanzados o no por la empresa. El administrador tiene así otro parámetro importante para saber si un proveedor es rentable para la comunidad de propietarios.
Por supuesto, estos parámetros, aunque sirven para medir el nivel de los proveedores para continuar su vinculación con la comunidad, también deben ser flexibles y adecuarse a las condiciones de trabajo. Si la actitud de la empresa es buena, pero hay otros factores externos que no pueden controlar, habrá que tenerlo en cuenta a la hora de evaluar su trabajo.
Además, no siempre se pueden conseguir las cuatro variables a la vez, hay que encontrar un equilibrio y sopesar en todo momento cuál es el parámetro más importante. A veces no es mejor ser rápido en un servicio sino que sea de calidad y otras hay que darle prioridad a la rapidez de respuesta si se trata de una avería urgente, por ejemplo.
Contactos con el proveedor
El seguimiento con el proveedor nos proporciona los datos que necesitamos para evaluar su trabajo y comprobar si se ajusta a las necesidades y objetivos marcados inicialmente. Si alguno de ellos no se está cumpliendo, es importante contactar con la empresa y comentarle nuestro desacuerdo en la manera de llevar a cabo los trabajos para que se pueda cambiar la dinámica y orientarla mejor para la consecución de objetivos.
Por eso es esencial apuntar todos los contactos que se tiene de la empresa, con fechas, acuerdos y todo lo esencial para tener el control de sus tareas a lo largo del tiempo. El administrador debe comparar mes a mes toda la información que suministre la empresa para comprobar si es beneficiosa o no para la comunidad.
En la administración de fincas, una comunicación fluida con los proveedores resulta clave para el buen funcionamiento de una comunidad de propietarios, y en este caso, el administrador es pieza fundamental. Si deseas resolver este u otros problemas relacionados con las comunidades de vecinos no dudes en contactar con nosotros. En inmho dispones de los profesionales que necesitas en la gestión de fincas.