Una buena contabilidad en una comunidad de propietarios es uno de los aspectos principales para que exista buena armonía entre los vecinos y un funcionamiento óptimo de la finca. De ahí que la persona encargada de ese cometido debe tener la cualificación y experiencia necesarias para obtener los mejores resultados.
En este post vamos a explicar quién debe ser el encargado de la contabilidad en una comunidad y analizaremos la importancia de un buen sistema contable para el buen funcionamiento de la comunidad.
Contabilidad y administración de fincas
Una buena contabilidad es una parte esencial para la gestión de una comunidad de propietarios. Esto se debe a que la contabilidad es una actividad que no sólo incluye la recopilación y el procesamiento de la información financiera, sino también la generación de información para la toma de decisiones económicas y de gestión en la finca.
La persona encargada de la contabilidad en una comunidad de propietarios es el presidente o el administrador de fincas, si se han contratado sus servicios. Esta persona se encarga de llevar un control preciso de los movimientos económicos realizados por la comunidad y vela por conseguir una economía saneada.
Además, otro punto muy importante a tener en cuenta es que, la persona elegida para llevar la contabilidad, dispone de información y acceso a consulta de todos los fondos de la comunidad. Por tanto, el responsable de contabilidad debe haber recibido la autorización previa de la comunidad y haber sido elegido en una Junta.
Contabilidad a cargo del administrador de fincas
Llevar las cuentas de una comunidad puede resultar una tarea compleja y no todo el mundo puede hacerlo. De ahí la importancia de contratar a un profesional como el administrador de fincas para realizar esta misión. Dada su experiencia y cualificación en estos asuntos, sin duda llevará a cabo una gestión óptima de los recursos de la comunidad y tratará de evitar cualquier conflicto entre los propietarios.
El administrador es el profesional mejor capacitado para la contabilidad de una finca, ya que, conoce bien las necesidades de una comunidad para llevar sus cuentas. También sabe cómo anotar en el Libro de Cuentas todos los gastos e ingresos, junto con otros aspectos propios de una comunidad, como la gestión ordinaria del pago de las cuotas mensuales, los empleados de limpieza o jardinería que trabajan en la finca, el fondo de reserva, las posibles derramas que hay que cobrar, ingresos por alquiler de locales, etc.
Cuando finaliza el ejercicio anual, las cuentas de la comunidad deben aprobarse en la Junta ordinaria. Allí, el administrador de fincas o el presidente, deberán mostrar a los propietarios con todo detalle los gastos e ingresos del año, las deudas contraídas y la revisión de las cuotas según el porcentaje de cada propietario. Asimismo, informará sobre la previsión de gastos del año siguiente, si hay prevista alguna obra en las instalaciones o cualquier otro asunto que pueda afectar a la economía de la finca.
Software para la contabilidad de una comunidad de propietarios
Otro aspecto importante es que el administrador de fincas sabe utilizar las herramientas tecnológicas que hay disponibles hoy en día para la contabilidad de una comunidad de propietarios, como software y apps especializadas que agilizan las gestiones y mantienen informados a los propietarios de una manera sencilla y rápida.
Estas herramientas permiten a los administradores la posibilidad de optimizar y mejorar la gestión de los fondos de la comunidad. Por ejemplo, un buen software ofrecerá herramientas como sistemas de control presupuestario, programas de gestión de impuestos o herramientas para analizar los gastos mensuales de la comunidad de una forma fácil y rápida. Así logran que la contabilidad de la comunidad cumpla con la legislación aplicable y los requerimientos legales.
Este tipo de programas informáticos y aplicaciones móviles también permiten a los administradores mantener un enfoque a largo plazo para gestionar la contabilidad de la comunidad. Esto incluirá la planificación de los ingresos a futuro, la previsión de los gastos, así como la elaboración periódica de los presupuestos. Estas medidas permitirán a los administradores planificar con anticipación el flujo de fondos y prevenir un posible déficit financiero.
En las comunidades donde se emplean estas innovaciones tecnológicas, los propietarios pueden consultar fácilmente los informes financieros y la gestión que lleva a cabo el administrador. De esta forma, se lleva un control más exhaustivo de los datos relacionados con la gestión de la comunidad. Los propietarios disponen de una información a tiempo real de la labor del profesional y pueden saber si realmente está llevando a cabo un trabajo serio y responsable con los fondos de la comunidad.
En inmho somos especialistas en la gestión de fincas y, por nuestra larga trayectoria profesional, creemos que el administrador de fincas es la persona idónea para llevar la contabilidad en una comunidad de propietarios. Contacta con nosotros para resolver cualquier duda o consulta sobre éste o cualquier otro asunto. Estaremos encantados de ayudarte.