Cómo cambiar de administrador de fincas: pasos y votos 

Es habitual que en una comunidad de vecinos surjan quejas sobre la gestión del administrador de fincas: quizá no es lo suficientemente cercano, cuesta obtener respuestas rápidas o la comunidad simplemente considera que ha llegado el momento de renovar. Sea cual sea el motivo, cambiar de administrador de fincas es un derecho de la comunidad que se puede ejercer siguiendo unos pasos concretos y reuniendo los votos necesarios.

En este artículo te explicamos todo el proceso: cuándo se puede cambiar, qué motivos justifican el cese, los pasos que hay que seguir en la junta, la mayoría de votos necesaria según la Ley de Propiedad Horizontal, la documentación que debe entregar el administrador saliente y las particularidades que existen en Cataluña. Un buen punto de partida es tener claro cuáles son los requisitos que debe reunir un buen administrador de fincas antes de elegir al sustituto.

¿Cuándo puede una comunidad cambiar de administrador de fincas?

La comunidad de propietarios puede cambiar de administrador prácticamente en cualquier momento, sin necesidad de esperar a que termine ningún ciclo concreto. La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) es clara al respecto y establece dos ideas fundamentales.

El cargo dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa

El artículo 13.7 de la LPH establece que, salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año. Esto incluye al administrador cuando es un cargo interno, aunque en la práctica la mayoría de comunidades trabajan con un administrador profesional externo mediante un contrato de prestación de servicios.

Se puede cesar en cualquier momento en junta extraordinaria

El mismo artículo 13.7 añade que los designados podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de Propietarios, convocada en sesión extraordinaria. Es decir, la comunidad no tiene que esperar a que se cumpla el año: puede cesar al administrador cuando lo considere, siempre que lo apruebe en junta. Eso sí, si existe un contrato con condiciones concretas, conviene revisarlo, porque el administrador podría tener derecho a una indemnización por el tiempo que reste hasta la finalización del contrato.

Motivos para cambiar de administrador de fincas

Aunque la comunidad puede decidir el cambio con bastante libertad, conviene distinguir entre los motivos que se consideran causa justa y los que no, especialmente si el cese puede acabar en una reclamación.

Motivos que sí se consideran causa justa

Entre los motivos habitualmente admitidos como causa justa se encuentran:

• La pérdida de confianza de los vecinos en la gestión del administrador.
• Un perjuicio económico causado a la comunidad por su gestión.
• El incumplimiento de las obligaciones o compromisos adquiridos al aceptar el cargo.
• La negligencia profesional demostrable. Si sospechas de una mala gestión grave, conviene conocer cómo actuar para echar a un administrador de fincas por mala praxis.

Motivos que NO se consideran causa justa

Por el contrario, hay motivos que difícilmente sostendrían un cese «con causa» si el administrador reclamara:

• Tener una oferta económica más ventajosa de otro administrador sobre la mesa.
• La dejadez en el cobro a vecinos morosos por sí sola, salvo que sea reiterada y demostrable.

Conviene recordar que la calificación objetiva de la causa del cese corresponde a los tribunales, no a la comunidad. Por eso, incluso con motivos discutibles, la comunidad puede cesar al administrador por mayoría, aunque esto pueda implicar el pago de la indemnización contractual pendiente.

Pasos para cambiar de administrador de fincas

El proceso para cambiar de administrador de fincas sigue una secuencia ordenada. Respetarla evita impugnaciones y facilita una transición limpia.

1. Revisar el contrato y los estatutos

Antes de dar cualquier paso, conviene revisar el contrato firmado con el administrador (duración, cláusulas de renovación, penalizaciones por rescisión anticipada) y los estatutos de la comunidad, por si establecen alguna particularidad sobre el nombramiento y cese de cargos.

2. Convocar la junta (ordinaria o extraordinaria)

El cambio de administrador debe tratarse en junta de propietarios, incluyéndolo expresamente en el orden del día. La convocatoria puede realizarla el presidente o bien un grupo de propietarios que represente al menos el 25 % de las cuotas de participación, conforme al artículo 16 de la LPH. Se puede aprovechar la junta ordinaria anual o convocar una junta extraordinaria específica. No es necesario que el administrador saliente esté presente en la reunión. Para preparar bien la convocatoria, revisa el plazo de convocatoria de la junta de propietarios.

3. Presentar alternativas de nuevo administrador

Es muy recomendable que quien propone el cambio lleve a la junta varias alternativas de administrador, de modo que la comunidad pueda votar al sustituto en la misma reunión y no se genere un vacío de poder. Conviene pedir varios presupuestos y comparar servicios; tener una referencia de cuánto cuesta un administrador de fincas ayuda a decidir con criterio.

4. Votar el cese y el nombramiento

Lo habitual y más ordenado es realizar dos votaciones separadas: una para el cese del administrador actual y otra para el nombramiento del nuevo. Así queda constancia clara de ambos acuerdos en el acta. La mayoría necesaria la detallamos en el siguiente apartado.

5. Notificar el cese al administrador saliente

Una vez aprobado el cambio, hay que notificar el cese por escrito al administrador saliente, exponiendo los motivos. Es recomendable hacerlo por un medio con constancia de recepción (burofax o carta certificada con acuse de recibo). Si necesitas una plantilla, puedes usar este modelo de carta para cambiar de administrador.

¿Qué mayoría de votos se necesita para cambiar de administrador?

Esta es la duda más frecuente de todo el proceso, y la respuesta está en el artículo 17.7 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Mayoría simple según el artículo 17.7 de la LPH

Para cambiar de administrador basta con mayoría simple: el voto favorable de la mayoría de los propietarios asistentes a la junta (presentes y representados) que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación de los asistentes. No se trata de una mayoría cualificada ni requiere unanimidad, lo que hace que el cambio sea relativamente accesible cuando existe un descontento generalizado.

Qué ocurre en segunda convocatoria

Si en primera convocatoria no se alcanza el cuórum necesario, en segunda convocatoria el acuerdo es válido con el voto favorable de la mayoría de los asistentes, siempre que esa mayoría represente, a su vez, más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes. Es decir, no es necesario que la mayoría supere el 50 % del total de propietarios de la comunidad, sino la mayoría de los que efectivamente acuden a la junta. Este matiz es importante: facilita el cambio incluso cuando la participación en la junta es baja.

Documentación que debe entregar el administrador saliente

Tras la notificación del cese, el administrador saliente debe entregar toda la documentación de la comunidad al administrador entrante en los plazos habituales del sector:

Entre los documentos concretos que debe entregar se encuentran:

• Contratos de suministros, alquileres y mantenimiento de la finca.
• Documentación de las instalaciones con sus revisiones y licencias de actividad.
• Fechas de inspección y organismo de control de los ascensores.
• Seguros sociales, contratos de trabajo y prevención de riesgos laborales.
• Liquidaciones de IVA e IRPF.
• Estado de los procedimientos judiciales, finalizados o en vigor.
• Libros de actas y correspondencia y contabilidad de los cinco últimos años.

El administrador saliente debe cerrar la contabilidad hasta la fecha de entrada del nuevo, y el entrante debe revisar que todo esté en orden.

Qué hacer si el administrador no entrega la documentación

Si el administrador cesado se niega a entregar la documentación, la comunidad puede reclamar por vía formal (burofax) y, si persiste la negativa, acudir a su colegio profesional o iniciar acciones legales. Te explicamos el procedimiento completo en el artículo sobre qué hacer si el administrador de fincas no entrega la documentación.

Particularidades del cambio de administrador en Cataluña

Es importante tener en cuenta que en Cataluña no se aplica la Ley de Propiedad Horizontal estatal, sino el Libro V del Código Civil de Cataluña, que regula la propiedad horizontal con particularidades propias en cuanto a mayorías, plazos y procedimientos de convocatoria. Aunque el proceso general (convocatoria de junta, votación, notificación del cese) es equivalente, las referencias concretas a artículos y las mayorías exactas pueden variar respecto al régimen estatal. Si tu comunidad está en Cataluña, conviene confirmar el procedimiento aplicable con un administrador o asesor jurídico que conozca la normativa catalana.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de administrador de fincas

¿Qué mayoría se necesita para cambiar de administrador de fincas?

Basta con mayoría simple, conforme al artículo 17.7 de la Ley de Propiedad Horizontal: el voto favorable de la mayoría de los propietarios asistentes a la junta que representen, a su vez, la mayoría de las cuotas de los presentes. No se requiere mayoría cualificada ni unanimidad. En Cataluña rige el Libro V del Código Civil catalán, con sus propias reglas.

¿Puede el presidente cesar al administrador de fincas por su cuenta?

No. El presidente puede convocar la junta e incluir el cese en el orden del día, pero la decisión de cesar al administrador corresponde a la junta de propietarios mediante votación. El presidente por sí solo no tiene potestad para destituir al administrador.

¿Se puede cambiar de administrador antes de que acabe su contrato?

Sí. El artículo 13.7 de la LPH permite remover al administrador antes de que expire su mandato mediante acuerdo de la junta en sesión extraordinaria. No obstante, si existe un contrato con condiciones concretas, el administrador podría tener derecho a una indemnización por el tiempo restante.

¿El administrador saliente tiene derecho a indemnización?

Depende del contrato. La comunidad puede cesarlo en cualquier momento, pero si el cese se produce antes de la finalización del contrato sin causa justa contractualmente prevista, el administrador puede reclamar una indemnización por el periodo pendiente. Por eso es importante revisar el contrato antes de iniciar el proceso.

¿Qué motivos NO se consideran causa justa de cese?

Motivos como tener una oferta económica más ventajosa de otro administrador o la simple dejadez en el cobro a morosos no suelen bastar como causa justa. La comunidad puede cesar igualmente al administrador por mayoría, pero podría tener que abonar la indemnización contractual pendiente.

¿Qué pasa si el administrador no entrega la documentación?

Debe entregar la documentación esencial en unos 10 días y la contable en unos 45 días desde la notificación del cese. Si se niega, la comunidad puede reclamar por burofax, acudir a su colegio profesional o iniciar acciones legales para recuperar los documentos.

¿Es lo mismo cambiar de administrador en Cataluña?

El proceso general es equivalente, pero en Cataluña se aplica el Libro V del Código Civil de Cataluña en lugar de la Ley de Propiedad Horizontal estatal, con particularidades propias en mayorías y procedimientos. Conviene confirmar el procedimiento con un profesional que conozca la normativa catalana.

¿Cuánto se tarda en cambiar de administrador de fincas?

El acuerdo se adopta en una sola junta, pero el proceso completo depende de los plazos de convocatoria de la junta y de la entrega de documentación (hasta 10 días la esencial y 45 días la contable). En conjunto, la transición suele completarse en un plazo de entre uno y dos meses desde que se convoca la junta.