Mucha gente nos pregunta lo que se necesita para la constitución de una comunidad de vecinos. Aunque la ley no obliga a la constitución de una comunidad, el sentido común nos dice que la mejor decisión es ponerla cuanto antes en funcionamiento para que haya una buena convivencia y todo el mundo conozca las normas de utilización, mantenimiento y conservación de los bienes comunes.
En este post vamos a resolver todas las dudas sobre este asunto y cuál es el papel que desempeña el administrador de fincas a la hora de constituir una comunidad.
Pasos para constituir una comunidad de propietarios
Estos son los pasos que se deben seguir para la formación de una comunidad de propietarios por primera vez:
1- Estado de la comunidad de propietarios.
Es importante conocer el estado de la comunidad que aparece en la división horizontal del inmueble. Se puede pedir en el registro de la propiedad de la localidad una copia de la división horizontal de la finca. Este documento se necesita para saber si la comunidad ya está preconstituida. Si es así, la comunidad ya dispone de una división horizontal que aparecerá en el registro de la propiedad del municipio donde se encuentre la finca.
Para pedir el documento es necesario conocer el nombre completo de alguno de los propietarios de la finca, ya que en el registro los suelen emplear como verificadores. Estos son los datos que aparecen en el documento:
- Coeficiente de las viviendas de los propietarios y bajos de la comunidad,
- Elementos comunes, cuartos, habitáculos o vivienda de la portería. De esta forma se calcula cómo repartir los gastos de la finca.
2- Junta para constituir la comunidad.
Una vez que se conoce legalmente las viviendas y bajos que forman parte de la finca es necesario convocar una Junta que siente las bases para que pueda funcionar como comunidad de vecinos. A la hora de convocar la Junta, se hace de la misma manera que una Junta ordinaria, aunque tiene algunas características diferentes:
- Hay que especificar en el orden del día que se trata de una Junta de constitución de la comunidad.
- Los asistentes deberán votar y aprobar la constitución de la comunidad para seguir adelante con el proceso.
Si finalmente queda aprobada la constitución de la comunidad se dejará constancia en el acta del nombre de la comunidad y su dirección. Después, se deberá elegir la junta directiva mediante la elección del primer presidente, secretario y administrador de la finca.
Aunque no es necesario, en esta Junta se debería también acordar la solicitud de un CIF para la comunidad y la apertura de una cuenta bancaria. También es una buena oportunidad para aprobar el inicio de la contabilidad y establecer un fondo de reserva.
Al constituir la comunidad, es habitual que los tres cargos principales, como son el presidente, secretario y administrador recaiga sobre la misma persona, aunque, lo ideal sería repartir los cargos en distintas personas para que cada uno se encargue de sus tareas:
- El presidente es el que representa legalmente a la comunidad y el encargado de realizar todos los trámites legales para la constitución de la comunidad. También se encargará de abrir la cuenta bancaria, solicitar el CIF y el libro de actas de la comunidad.
- El secretario es el encargado de guardar todos los documentos relacionados con la comunidad, redactar y dar fe de las actas de las Juntas convocadas.
- El administrador de fincas es el encargado de llevar las cuentas de la comunidad junto con otros aspectos legales.
En muchas comunidades, el administrador de fincas también se encarga de las funciones del secretario y algunos trámites que le corresponde al presidente, siempre que cuente con su consentimiento.
3- Cómo se redacta el acta de la Junta de constitución de la comunidad.
En el acta de la Junta deben aparecer los acuerdos que se han tomado en la reunión. La redacción de esta primera acta la llevará a cabo el administrador o el presidente, indicando que se ha constituido la comunidad de propietarios. Se incluirá el número de propietarios que asistieron y los que votaron a favor de la constitución. No se necesita incluir todos los detalles de lo que se habló en la Junta, tan solo plasmar los puntos más relevantes que se aprobaron.
4- Cómo legalizar el libro de actas
La legalización del libro de actas se lleva a cabo en el registro de la propiedad; para ello hay que dejar en el registro el libro de actas en blanco pagando el importe necesario para llevar a cabo el trámite. También se requiere el acta de constitución firmada por el presidente o el secretario de la comunidad. Si ambos cargos recaen en la misma persona debe indicarse en el acta.
Una vez culminados todos estos pasos de constitución, ya estaría formada la comunidad de propietarios. Para facilitar estos trámites, la mejor recomendación es contratar un administrador de fincas con buenas referencias para que se encargue de todo sin que los miembros de la junta directiva se preocupen de nada.
En inmho somos expertos en administración de fincas y en la constitución de comunidades de propietarios. Para cualquier duda o consulta llámanos o visita nuestras oficinas. ¡Te esperamos!