Con frecuencia, ocurre que el administrador de fincas no entrega la documentación recopilada durante su gestión una vez que ha sido cesado de su cargo. Tal incumplimiento afecta el normal funcionamiento de la comunidad, principalmente en lo que se refiere a los bienes comunes.
A pesar de ser un proceso que debería ser rápido y sencillo, puesto que el administrador está obligado por ley a entregar dicha documentación, lo cierto es que en inmho nos consultan frecuentemente sobre qué hacer ante su negativa a dar cuenta de las operaciones. Por ello elaboramos este post con los lineamientos que deben guiar las acciones que se pueden tomar en ese caso. ¡Sigue leyendo!
El administrador no entrega la documentación, ¿qué hacemos?
Al incumplir con su obligación de ceder al nuevo administrador todos los documentos que están bajo su custodia, el administrador saliente se expone a medidas legales por parte de los miembros o de un representante legal de la comunidad. Pero antes de recurrir a ellas, y si cuentan con los votos necesarios para cambiar el administrador de fincas, los propietarios deben solicitar por escrito todos los recaudos y concederle un plazo prudencial de espera. Luego de cumplido este plazo, los propietarios pueden enviarle un burofax para advertirle que su comportamiento tiene consecuencias legales y para notificarle las gestiones que están dispuestos a emprender.
Si aún así el administrador de fincas no entrega la documentación y persiste en apropiarse indebidamente de todos o parte de los recaudos, entonces los vecinos pueden contratar un abogado especializado en asuntos inmobiliarios. Este es el profesional del derecho que puede asistirlos en las acciones legales que proceden en este caso.
Para agotar la vía penal, el presidente de la junta de condominio del inmueble, o el abogado contratado, debe acudir a la autoridad competente y denunciar al administrador por apropiación indebida de documentos de la comunidad. Asimismo, los vecinos pueden proceder civilmente introduciendo una demanda por incumplir los términos pactados en su contrato.
¿Qué documentación debe entregar el administrador cesado?
Los documentos que, según la Ley de Propiedad Horizontal, el administrador debe custodiar y entregar al ser cesado del cargo, consta de los siguientes recaudos:
- Las actas de las reuniones de carácter ordinario y extraordinario de los vecinos y junta de condominio. Libro de actas protocolizado y actualizado a la fecha de cese.
- Los estatutos y otros documentos legales de la comunidad relativos al aspecto fiscal y contable. Modelos fiscales presentados y a presentar, seguimiento económico de gasto e ingresos a la fecha del cese, facturación mensual, Derramas pendientes o en marcha, etc.
- Certificado digital de la comunidad.
- Contratos de los distintos servicios públicos y privados.
- Presupuestos y facturas de reparaciones y trabajos de mantenimiento realizados durante su gestión.
- Listado de los vecinos y datos económicos, con sus direcciones para recibir notificaciones.
- Listado de los vecinos morosos al cierre de su administración.
Además de la documentación señalada anteriormente, el administrador cesado está en la obligación de entregar cualquier otro recaudo de la comunidad que tenga en su poder y que pueda facilitar el trabajo del nuevo administrador.
En inmho estamos a tu disposición para acompañarte y asesorarte en el proceso de cambio de tu administrador o cuando el administrador de fincas no entrega la documentación. Contamos con un equipo experto en todo lo referente a la administración de fincas que te ofrecerá la mejor solución a tus requerimientos. ¡Contáctanos para iniciar nuestra conversación!